DripBack-Modul M103
Mahnwesen-Automation KMU
Automatisches Mahnwesen in 3 Stufen (freundlich · förmlich · letzte Mahnung) mit DATEV-Anbindung, Eskalations-Routing an Inkasso oder Anwalt sowie Tonalitäts-Steuerung pro Kundengruppe.
Nutzen
Warum dieses Modul
Mahnungen werden manuell verschleppt, jeder Tag DSO kostet KMU bares Geld. Bestehende Tools wie KLEVERBILL laufen Cloud-only und sind für viele DSGVO-sensible Branchen nicht passend.
Zielwerte im Rechenbeispiel
- DSO -8 bis -15 Tage
- Mahn-Erstellung 30min/Wo statt 4-6h
- 0 vergessene Mahnstufen
- Anwalts-Eskalation ausgelöst ohne Sek-Aufwand
Modellwerte für einen typischen Betrieb, keine Zusage. Ihre Werte ergeben sich im Discovery-Audit aus Ihren Abläufen.
Beispiel
Rechenbeispiel
IT-Dienstleister Bielefeld (14 MA): vorher 80 offene Posten >30 Tage, nach 6 Wochen DripBack-Mahnwesen 22 offene Posten. DSO von 47 auf 33 Tage. Eingesparter Cashflow ~85k €.
Annahmen: modellhafter Betrieb dieser Branche und Größe, kein bestehender Kundenfall. Die Werte Ihres Betriebs ergeben sich aus Ihren eigenen Abläufen.
Technik
Wie es technisch funktioniert
Ein lokales Open-Source-Sprachmodell für Tonalitäts-Stufen lokal · DATEV-XML-Schnittstelle · Lexware/sevDesk-API-Adapter · Eskalations-Engine mit konfigurierbaren Schwellen (Tage, Betrag, Kundengruppe) · Prüfprotokoll On-Premise.
- Eingang
- DripBack liest OPOS automatisch
- Verarbeitung
- Generiert Mahn-Entwurf in passender Tonalität
- Buchhalter prüft 2 Klicks
- Ausgang
- KI versendet via Mail oder Brief-Drucker
- Eskalation an Anwalt automatisch ausgelöst
Workflow
Vorher: Buchhalter exportiert OPOS aus DATEV, sortiert in Excel, schreibt Mahnungen einzeln, vergisst Stufe 2 oder 3. Nachher: DripBack liest OPOS automatisch, generiert Mahn-Entwurf in passender Tonalität, Buchhalter prüft 2 Klicks, KI versendet via Mail oder Brief-Drucker, Eskalation an Anwalt automatisch ausgelöst.
Einführung
Einrichtung und Daten
Einrichtungsaufwand: Woche 1 DATEV/Lexware-Connect. Woche 2 Tonalitäts-Templates pro Kundengruppe trainieren. Woche 3 Pilot mit 20% der OPOS und Buchhalter-Review. Woche 4 Go-Live komplett.
Was wir von Ihnen brauchen: OPOS-Liste der letzten 12 Monate · Standard-Mahn-Texte sofern vorhanden · Kundengruppen-Klassifikation (B2B Großkunde, B2B KMU, Privat) · Anwalts-/Inkasso-Eskalationsregeln.
Praxis
Sonderfälle
- Reklamierte Rechnung im OPOS
- Stundungs-Vereinbarung läuft
- Insolvenz-Antrag des Kunden
- Skonto-Rückzug bei verspäteter Zahlung
- Ausland-Mahnung mit englischer Tonalität
Fragen
Häufige Einwände
Was passiert wenn die KI eine bereits bezahlte Rechnung anmahnt?
OPOS-Sync läuft täglich, vor jedem Mahn-Versand wird OPOS-Status erneut geprüft. Zusätzlich greift ein Confidence-Threshold: bei Sync-Konflikt landet die Mahnung im Buchhalter-Review statt direkt im Versand.
Wir nutzen DATEV Unternehmen Online, geht das?
Ja. Wir unterstützen DATEV-XML-Export, DATEV-Rechnungswesen Pro und DATEV Unternehmen Online. Für Lexware Office, sevDesk und Buchhaltungsbutler haben wir vorgefertigte Adapter.
KLEVERBILL kostet weniger als 50 € im Monat, warum DripBack?
KLEVERBILL ist Cloud-only und für Steuerkanzleien, Healthcare oder Anwälte oft nicht DSGVO-konform einsetzbar. DripBack läuft On-Premise oder im deutschen Rechenzentrum mit AVV, Tonalitäts-Anpassung pro Kundengruppe und konfigurierbarer Eskalation an Ihre Hausanwälte.
Was wenn ein Kunde eine Stundungs-Vereinbarung hat?
Stundungen werden als Sperr-Flag im OPOS markiert oder direkt in DripBack hinterlegt mit Laufzeit. Die KI mahnt nicht, sondern reaktiviert die Mahnstufe nach Ende der Stundungsfrist automatisch.
Nächster Schritt
Passt M103 zu Ihrem Betrieb?
Ein 30-minütiges Discovery-Gespräch klärt, ob M103 Mahnwesen-Automation KMU zu Ihren Abläufen passt und welche Werte in Ihrem Betrieb realistisch sind.