DripBack-Modul M1

E-Mail-Triage

KI sortiert ein­gehende Mails auto­matisch nach Kategorie, Priorität, Antwort-Vorschlag.

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Nutzen

Warum dieses Modul

Sekretariat verbringt 2-4h/Tag mit Sortieren. Wichtige Anfragen bleiben tagelang liegen.

Zielwerte im Rechenbeispiel

  • 4h → 30min/Tag
  • Ziel: 0 verlorene Anfragen
  • Antwort-Latenz <2h

Modellwerte für einen typischen Betrieb, keine Zusage. Ihre Werte ergeben sich im Discovery-Audit aus Ihren Abläufen.

Beispiel

Rechenbeispiel

Steuerkanzlei Müller (Bielefeld): 12 MA, vorher 4h Sortieren/Tag. Mit DripBack 30min. Zeit-Spar = 1 Halbtags-Stelle.

Annahmen: modellhafter Betrieb dieser Branche und Größe, kein bestehender Kundenfall. Die Werte Ihres Betriebs ergeben sich aus Ihren eigenen Abläufen.

Technik

Wie es technisch funktioniert

Ein lokales Open-Source-Sprachmodell liest Mail-Body, klassifiziert in 5-12 Kategorien, OCR für Anhänge, schreibt Antwort-Entwurf in Outlook/Gmail-Draft.

Ablauf M1 E-Mail-Triage · Modulfamilie Bestand / Universal
  1. Eingang
    1. Eingang
  2. Verarbeitung
    1. DSGVO-Filter
    2. Klassifikation
  3. Ausgang
    1. Aktion
    2. Prüfprotokoll

Workflow

Vorher: Mail kommt → Sek druckt aus → Stapel → Bearbeitung. Nachher: Mail kommt → 0.8s KI-Klassifikation → Outlook-Ordner + Antwort-Entwurf bereit.

Einführung

Einrichtung und Daten

Einrichtungsaufwand:

  1. Tag 1Mail-Server-Connect (IMAP/Exchange/Graph).
  2. Tag 2200 Beispiel-Mails labeln.
  3. Tag 3-7Training.
  4. Tag 8Go-Live mit Sek-Review.

Was wir von Ihnen brauchen: 500-2000 historische Mails als Trainingsbasis. Optional: CRM-Anbindung für Kontext.

Praxis

Sonderfälle

  • Spam mit Anhang-Trick
  • Rechnung mit falscher USt-ID
  • vertrauliche Mail-Anhänge (DSGVO-Hinweis)
  • Sprach-Mix (DE/EN)

Fragen

Häufige Einwände

Was wenn KI eine wichtige Mail falsch sortiert?

Confidence-Score: <85% landet in Sek-Inbox, kein Auto-Move. Plus tägl. Spot-Check der ersten Wochen.

Unsere Mails sind vertraulich, kann das gehen?

On-Prem auf Ihrem Server, nichts geht in die Cloud. AVV inkludiert.

Was wenn unser Provider sich ändert?

IMAP-Standard, wir migrieren in 1-2 Tagen ohne Setup-Kosten.

Nächster Schritt

Passt M1 zu Ihrem Betrieb?

Ein 30-minütiges Discovery-Gespräch klärt, ob M1 E-Mail-Triage zu Ihren Abläufen passt und welche Werte in Ihrem Betrieb realistisch sind.

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